Brazil Incentive Travel Programs and Awards

Brazil Group and Incentive Travel Programs and Awards

What is Group and Incentive Travel (*)
An incentive travel program is always paid by an organization or a company. It is a prize offered for top performance by a company to employees, service providers or clients. Employees or clients are rewarded with an Incentive Trip for having met a specific target or achieved a specific goal that the offering company has set.

a) Group Travel

  • Collective experience that provides a platform for participants to bond, network, learn and foster relationships in a unique environment. Traditionally, this is the format most commonly used by organizations.
  • Once-in-a-life-time-opportunity: Group incentive travel is the ultimate form of recognition. Not only do attendees get to experience a fabulous destination with their colleagues, they also get personal recognition from their senior management. Plus, the trip involves activities and events that they probably could not duplicate on their own. The motivational staying power of this experience is high.
  • Promote camaraderie: The positive environment allows attendees to celebrate their accomplishments with theirs peers and key executives, establishing a level of relationship that is difficult, if not impossible, to experience in the office environment.
  • Offers possible learning Opportunities: Having a target audience in one place allows companies to maximize dollars spent on such efforts.
  • Maintains Momentum for Future Incentive Strategies: At the completion of a group travel program, participants are likely to talk about their experience to colleagues. These success stories can create interest for future incentives as well as motivate those individuals who didn’t qualify to work harder the next time around.

b) Individual Travel

  • Ease of use: Individual incentive travel programs give recipients autonomy. Program participants can celebrate the accomplishment on their own time, without the restrictions of other people or mandatory events.
  • Celebrate with friends and family: Often, individual incentive travel awards are designed to include the award recipient and another person of their choice, giving the travel experience more significance.
  • Fits all lifestyles: Sports enthusiasts, spa lovers, or wine connoisseurs – no matter what your target audience prefers, chances are that there are individual incentive programs designed to meet their interests. Offering an award that meets specific needs is easier and easier, as more specialized packages become available in the marketplace.

c) Público objetivo
Los programas de viajes de incentivo pueden dirigirse a diferentes públicos con distintos propósitos:

  • Vendedores internacionales
  • Reconocimiento a empleados
  • Distribución del concesionario
  • Empleados no comerciales
  • Promoción para consumidores o clientes

Factores importantes sobre su público objetivo que debe considerar antes de organizar un programa de viajes de incentivo:

  • Demografía: Características sobre el nivel de sofisticación y el gasto necesarios para motivar a su público.
  • Estilo de vida: Las personas tienen diferentes necesidades y deseos con respecto a un destino.
  • Relación: Vendedores internos y externos, empleadores, distribuidores, representantes de servicio, consumidores: todos los posibles destinatarios de los incentivos tienen diferentes niveles de interés en el éxito de su programa.
  • Variedad: considere ofrecer una gama de opciones dentro de su oferta de premios. Ofrezca una variedad de destinos, alojamientos y duraciones de estancia.
  • Puntualidad: Cuanto antes se entregue el premio, más probable será que los ganadores recuerden que se les recompensa por una conducta o logro específico realizado en nombre de su empresa. Los premios de viaje para un incentivo de un año de duración deben entregarse tan pronto como se verifiquen los resultados, preferiblemente en el primer trimestre del año siguiente. Los certificados de viaje individuales deben entregarse dentro de las 72 horas posteriores a su obtención.

d) Tipos de programa:
Se pueden distinguir dos tipos de programas:

Programas de duración indefinida:

Todos los participantes que alcancen un nivel de rendimiento predeterminado pueden participar en el programa.

  • Estándar: Los participantes ganan una cantidad predeterminada de puntos por cada venta que realizan.
  • Calificado: Los participantes ganan puntos solo después de alcanzar una meta mínima.
  • Retroactivo: Similar a un programa calificado, pero la recompensa incluye crédito por las ventas que conducen a la meta mínima.
  • Escalante: Cuanto más vendas, más ganas.
  • Oferta y consigue: Los participantes establecen sus propios objetivos y reciben recompensas por alcanzarlos.
  • Bono de equipo: Los participantes reciben premios adicionales si todos los miembros de su equipo alcanzan la meta.
  • Programas cerrados:
  • Solo pueden participar los mejores clasificados.
  • Casillas de la suerte: Realiza una venta y escribe tu nombre en una casilla. Los cuadrados ganadores se eligen al final de la semana.
  • Elige 10: por cada décima venta, participas en un sorteo para el viaje.
  • Crea tus propias probabilidades: obtén una oportunidad de ganar por cada venta.
  • Solo ganan los mejores: los 50 mejores ganadores califican para el viaje.
  • Acierta y gana o compra: los 50 mejores ganadores reciben el premio; quienes alcanzan al menos el 50% de su objetivo pueden pagar una prima y comprar su lugar en el viaje.
  • Tercios desiguales: los participantes se dividen en tres grupos y los 20 mejores de cada grupo califican para el premio.

Programas multinivel:
Los participantes obtienen niveles crecientes de recompensa según su desempeño, y los niveles más altos se vinculan con un mayor desempeño.
Razones para los Viajes de Incentivo:
Existen varias razones por las que las empresas utilizan Programas de Viajes de Incentivo:

  • Aumentar la cuota de mercado
  • Conseguir nuevos clientes
  • Promocionar un producto específico
  • Impulsar la productividad
  • Impulsar la moral
  • Fidelizar a los clientes
  • Mantener relaciones comerciales
  • Incrementar las ventas durante el periodo de calificación
  • Aumentar el porcentaje de público participante
  • Porcentaje de público que cumplió el objetivo

Planificación de un Programa de Viajes de Incentivo
Para maximizar el impacto motivacional del Viaje de Incentivo, se debe crear un tema central para la campaña que mantenga su relevancia. Dado que el tema aparecerá en todos los materiales complementarios, debe ser divertido, atractivo y universal. Sea cual sea el tema, todos los gráficos y el contenido escrito deben reforzar un mensaje positivo y promover el premio de viaje de incentivo para lograr el máximo impacto.

a) Guía paso a paso para organizar un programa de viajes de incentivo
Comience su campaña de comunicación comprendiendo las 5 áreas de mayor importancia:

  • Lanzamiento del programa (generar entusiasmo)
  • Periodo de calificación (crear resúmenes periódicos del progreso del programa de incentivos; cuanto más corto sea el programa, más frecuentes deben ser los envíos de comunicaciones)
  • Motivación a mitad del programa (enviar correos electrónicos especiales o promocionales a los participantes; personalizar todas las cartas relacionadas con los incentivos con un toque ejecutivo)
  • Entrega de premios (enviar un producto que refleje el logro y el programa directamente al ganador del incentivo; destacar su contribución en un boletín informativo de la empresa o un memorando por correo electrónico)
  • Evaluación posterior al programa (evaluar posibles mejoras para futuros programas; el reconocimiento no termina al finalizar un programa de incentivos, sino que debe ser continuo)

Recuerde que promocionar un incentivo consiste en generar entusiasmo durante todo el proceso. Programa, así que sea creativo.

b) Lista de verificación para organizar premios de viajes de incentivo:
Seleccionar las actividades y los destinos adecuados es una de las tareas más complejas para crear un programa de viajes de incentivo eficaz.

Considere algunos de los siguientes puntos:

  • Destino: Investigue las características generales de los destinos para garantizar la variedad suficiente en el destino de incentivo para que el viaje se adapte a cada viajero en particular.
  • Características y servicios: Cualquier destino que considere debe contar con una infraestructura de viajes bien desarrollada: una selección competitiva de aerolíneas, hoteles, empresas de transporte terrestre y otros proveedores de viajes.
  • Atracciones naturales: Un clima agradable es algo que se debe buscar, al igual que playas limpias, bosques u otras maravillas ecológicas que despierten el interés del grupo de incentivos.
  • Vida nocturna: Una selección de restaurantes, cafés y bares de primera clase siempre genera entusiasmo entre los participantes. El teatro y las presentaciones musicales son clave para algunos grupos.

    Atracciones históricas: Monumentos, museos e instituciones famosas, como fuertes, castillos y sitios históricos, pueden ofrecer tours grupales especiales y ser lugares únicos para comidas o reuniones.

    Compras: Asegúrese de que se ajusten al presupuesto esperado de los asistentes. Aproveche las ventajas si el tipo de compras es exclusivo del destino.

    Cultura local: Considere la gastronomía local, la música, la danza o el arte indígenas, y eventos especiales como espectáculos de samba en Río de Janeiro, un partido de fútbol en un estadio brasileño o un espectáculo de capoeira en Salvador. Todos estos elementos cuentan como valiosos atractivos culturales.

    Deportes: Buceo, navegación y senderismo son solo algunos de los deportes que los participantes prefieren para sus viajes de incentivo. Descubra las actividades físicas que más valoran los asistentes y busque maneras no solo de satisfacerlos, sino también de inspirarlos con posibles destinos.

    Spas: Se han convertido en un servicio muy solicitado, atractivo tanto para mujeres como para hombres. Solicite materiales de marketing y testimonios para encontrar los spas locales adecuados.

    Juegos: Este es un atractivo para muchos grupos, pero un desincentivo para unos pocos. Asegúrese de que haya alternativas de entretenimiento para los miembros del grupo que prefieren no apostar.

    Crucero: Los compradores de viajes de incentivo pueden llevar a sus participantes al mar de tres maneras: chárter de barco completo, chárter de medio barco y en grupo. Los cruceros son una novedad atractiva para muchos participantes y, a menudo, ofrecen más por el mismo dinero en el mar que en tierra, gracias a los precios casi todo incluido de los cruceros.

    (*) Fuente: Manual del Comprador de Viajes de Incentivo, Travel and Performance Group

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